Flujo general de configuración
- Información general
- Personas
- Información financiera
- Acreedores
- Accionistas
- Empleados
- Experiencia
- Empresa lista para generar propuestas
En las siguientes secciones se explica el propósito de cada uno de estos módulos y la información que debe registrarse en ellos.
Paso 1. Información general
El módulo Información general contiene los datos básicos de identificación de la empresa.
La información registrada en este módulo será utilizada posteriormente por Calculada para diligenciar formularios, certificaciones y demás documentos que hacen parte de las propuestas.
¿Qué información se registra?
Entre otra información, en este módulo se registra:
- Datos de identificación.
- Información jurídica.
- Información de la planta de personal.
- Datos relacionados con la organización.
- Demás información requerida por los diferentes tipos de procesos.
¿Por qué es importante?
Toda la información registrada en este módulo puede ser utilizada durante la preparación de propuestas.
Dependiendo del tipo de proceso y del tipo de proponente, algunos campos podrán ser obligatorios mientras que otros únicamente serán utilizados en situaciones específicas.
Por esta razón, se recomienda completar toda la información disponible desde la configuración inicial.
Paso 2. Registrar las personas
El módulo Personas reúne la información de todas las personas que podrán participar, de una u otra forma, en la preparación de propuestas.
Antes de asignar una persona como representante legal, contador, revisor fiscal, empleado, accionista, aval técnico o cualquier otra función dentro de la plataforma, deberá registrarse previamente en este módulo.
Una misma persona puede desempeñar diferentes funciones dentro de la organización, por lo que únicamente será necesario registrarla una vez.
¿Qué información se registra?
Para cada persona es posible registrar, entre otra información:
- Datos personales.
- Documentos de identificación.
- Títulos profesionales.
- Tarjetas profesionales y sus vigencias.
- Firmas.
- Demás documentos requeridos según la función que desempeñe.
La cantidad de documentos requeridos dependerá del rol que la persona tenga dentro de la empresa. Por ejemplo, un representante legal normalmente requerirá más documentos que un empleado que únicamente participa como profesional del equipo de trabajo.
¿Por qué es importante?
La información registrada en este módulo será reutilizada por diferentes componentes de la plataforma. Por ejemplo, Calculada podrá utilizar estas personas para:
- Asociarlas como accionistas.
- Registrarlas como empleados.
- Identificar al representante legal vigente.
- Determinar el contador o revisor fiscal que firma los estados financieros.
- Asignarlas como aval técnico cuando el proceso lo requiera.
- Generar automáticamente diferentes documentos de la propuesta.
Por esta razón, se recomienda registrar todas las personas que puedan intervenir en los procesos de contratación de la empresa, incluso si inicialmente no serán utilizadas en una propuesta específica.
Recomendación
Como mínimo, se recomienda registrar inicialmente las siguientes personas:
- Representante legal.
- Contador.
- Revisor fiscal, cuando aplique.
- Profesionales que normalmente participan en las propuestas.
- Accionistas.
- Demás personas que puedan desempeñar algún rol dentro de los procesos de contratación.
Las demás personas podrán registrarse posteriormente conforme la empresa las requiera.
Paso 3. Registrar la información financiera
El módulo Información financiera almacena la información contable de la empresa correspondiente a los diferentes años fiscales.
A partir de esta información, Calculada calcula automáticamente los indicadores financieros exigidos por cada proceso de selección y determina si la empresa cumple los requisitos habilitantes establecidos en el pliego de condiciones.
¿Qué información se registra?
Para cada año fiscal se registran únicamente las cuentas necesarias para realizar los cálculos requeridos por la plataforma, entre ellas:
- Activos.
- Pasivos.
- Patrimonio.
- Ingresos operacionales.
- Utilidad operacional.
- Gastos por intereses.
Con esta información Calculada calcula automáticamente los indicadores financieros cuando sean requeridos durante la preparación de propuestas.
¿Por qué es importante?
La información financiera no solo permite verificar el cumplimiento de indicadores financieros, sino que también es utilizada para calcular la Capacidad Residual (CR) cuando el proceso de selección lo exige.
En procesos de construcción, donde normalmente se evalúa la Capacidad Residual, esta información resulta indispensable para determinar si el proponente puede participar.
Además, la información financiera se relaciona con las personas que suscriben los estados financieros, por lo que es importante haber registrado previamente dichas personas en el módulo Personas.
Recomendación
Si la empresa participa habitualmente en procesos donde se evalúa la Capacidad Residual, se recomienda registrar la información financiera correspondiente a los últimos cinco años.
De esta manera, Calculada podrá utilizar automáticamente el año que resulte más favorable para cada proceso de selección.
Paso 4. Registrar los acreedores
El módulo Acreedores permite registrar los acuerdos de pago que la empresa tenga vigentes con entidades del Sistema de Seguridad Social o con otras entidades relacionadas con las obligaciones laborales.
Esta información únicamente será necesaria cuando la empresa no se encuentre completamente al día en sus aportes y exista un acuerdo de pago vigente.
¿Qué información se registra?
Para cada acreedor podrán registrarse, entre otros datos:
- Entidad acreedora.
- Información del acuerdo de pago.
- Soportes de pago y acuerdo de pago.
¿Por qué es importante?
Durante la preparación de una propuesta, Calculada genera automáticamente diferentes certificaciones relacionadas con los aportes al Sistema de Seguridad Social.
Cuando existen acuerdos de pago vigentes, dicha información debe reflejarse correctamente en las certificaciones generadas.
Si estos acuerdos no se registran oportunamente, la certificación podría indicar incorrectamente que la empresa se encuentra completamente a paz y salvo, generando inconsistencias frente a la situación real de la empresa.
Importante: Si la empresa no tiene acuerdos de pago con entidades de Seguridad Social, este módulo normalmente no requerirá información.
Paso 5. Relacionar los accionistas
El módulo Accionistas permite relacionar las personas que hacen parte de la composición accionaria de la empresa.
A diferencia del módulo Personas, aquí no se crean nuevas personas; únicamente se asocian personas previamente registradas indicando el porcentaje de participación que cada una posee dentro de la empresa.
¿Qué información se registra?
Para cada accionista se registra principalmente:
- La persona previamente creada en el módulo Personas.
- El porcentaje de participación dentro de la empresa.
La información personal del accionista, como nombres y documentos de identificación, será tomada automáticamente del registro de la persona seleccionada.
¿Por qué es importante?
En muchos procesos de contratación es necesario identificar la composición accionaria del proponente.
Calculada utiliza esta información para diligenciar automáticamente los documentos que requieren relacionar los accionistas de la empresa, evitando registrar nuevamente la misma información en cada propuesta.
Importante: Antes de registrar un accionista, la persona debe existir previamente en el módulo Personas.
Paso 6. Registrar los empleados
El módulo Empleados permite relacionar las personas que trabajan para la empresa mediante uno o varios contratos laborales o de prestación de servicios.
Más que registrar empleados, este módulo administra la vigencia de los contratos asociados a cada persona, permitiendo conocer quién desempeña un determinado cargo en una fecha específica.
¿Qué información se registra?
Para cada empleado es posible registrar:
- La persona previamente creada.
- El cargo desempeñado.
- La fecha de inicio y finalización.
- La información contractual requerida por la plataforma.
Una misma persona puede tener varios contratos registrados, lo que permite reflejar los cambios de cargo o de modalidad de contratación a lo largo del tiempo.
¿Por qué es importante?
Durante la preparación de propuestas, Calculada determina automáticamente quién ocupa cada cargo en la fecha de cierre del proceso. Con esta información la plataforma puede:
- Identificar al representante legal vigente.
- Determinar el contador o revisor fiscal que firma los documentos.
- Validar la vigencia de los contratos.
- Verificar que el personal requerido cumpla con los requisitos del proceso.
- Calcular puntajes y condiciones relacionadas con el personal de la empresa.
Gracias a este modelo, la empresa no necesita modificar manualmente la información cada vez que cambia un contrato o inicia un nuevo proceso con una fecha de cierre diferente.
Recomendación
Mantenga actualizada la vigencia de los contratos de las personas que participan habitualmente en las propuestas. Esto permitirá que Calculada seleccione automáticamente las personas correctas para cada proceso de contratación.
Paso 7. Registrar la experiencia
El módulo Experiencia constituye uno de los componentes más importantes de Calculada.
Aquí se registra la experiencia contractual de la empresa, la cual posteriormente será utilizada para construir propuestas, acreditar experiencia habilitante, calcular la Capacidad Residual (CR) y evaluar diferentes requisitos establecidos en los procesos de contratación.
La calidad y el nivel de detalle de la información registrada en este módulo influirán directamente en la capacidad de Calculada para automatizar correctamente la preparación de propuestas.
¿Qué información se registra?
Cada contrato puede contener, entre otra información:
- Información general del contrato.
- Documentos soporte, como contrato, certificaciones y actas.
- Suspensiones.
- Clasificaciones UNSPSC.
- Experiencia general conforme a los Pliegos Tipo.
- Experiencia específica asociada a cada experiencia general.
- Información utilizada para el cálculo de la Capacidad Residual cuando corresponda.
¿Por qué es importante?
Durante la creación automática de propuestas, Calculada únicamente analiza los contratos cuya experiencia haya sido correctamente clasificada y relacionada con la experiencia general y específica correspondiente.
Posteriormente, durante la validación de la propuesta, la plataforma verifica nuevamente que los contratos seleccionados cumplan todos los requisitos exigidos por el proceso.
En otras palabras, una experiencia correctamente registrada permitirá que Calculada pueda identificar automáticamente los contratos que mejor se ajustan a los requisitos de cada proceso.
Recomendaciones
Se recomienda registrar la información de los contratos con el mayor nivel de detalle posible. En particular:
- Relacionar correctamente las clasificaciones UNSPSC.
- Asociar toda la experiencia general que el contrato permita acreditar.
- Registrar la experiencia específica correspondiente a cada experiencia general.
- Mantener actualizados los documentos soporte.
Una configuración más completa permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades de automatización de la plataforma.
Importante: Si un contrato no tiene asociada la experiencia general y la experiencia específica correspondiente, Calculada no podrá utilizarlo durante la búsqueda automática de la mejor forma de participación, aunque el contrato exista dentro de la plataforma.
Concepto importante
La experiencia registrada en Calculada no representa únicamente un historial de contratos ejecutados. Constituye la base de conocimiento que utiliza la plataforma para identificar automáticamente qué contratos pueden acreditar los requisitos de experiencia exigidos en cada proceso de selección.
Por esta razón, clasificar correctamente la experiencia general, la experiencia específica y las clasificaciones UNSPSC resulta fundamental para aprovechar todas las funcionalidades de automatización de la plataforma.