¿Para qué sirve?
Calculada permite:
- Automatizar la preparación de propuestas para procesos basados en Pliegos Tipo.
- Analizar automáticamente la documentación del proceso mediante inteligencia artificial.
- Centralizar la información documental de la empresa.
- Administrar la información de aliados propios.
- Conectarse con empresas aliadas que también utilizan Calculada.
- Compartir información actualizada entre empresas autorizadas.
- Preparar propuestas individuales, en consorcios o uniones temporales.
- Generar automáticamente documentos y formatos requeridos para la presentación de ofertas.
- Reutilizar información en múltiples procesos de selección.
La red colaborativa de empresas
Muchas propuestas requieren la participación conjunta de varias empresas, ya sea mediante consorcios, uniones temporales o alianzas estratégicas.
Calculada incorpora una red colaborativa con acceso autorizado y un mecanismo de descubrimiento para aliados de aliados y cuentas públicas.
Dentro de la plataforma es posible trabajar con dos tipos de aliados:
Aliados propios
Son empresas administradas directamente por el usuario dentro de su cuenta. Esta modalidad es ideal cuando se desea mantener organizada la información de empresas del mismo grupo empresarial o de aliados cuya documentación es gestionada internamente.
Empresas conectadas
Cuando dos empresas utilizan Calculada pueden establecer una conexión entre ellas. Una vez autorizada, cada organización administra y mantiene actualizada su propia información, mientras que sus aliados autorizados siempre tendrán acceso a la versión más reciente disponible.
Esto elimina la necesidad de solicitar repetidamente certificados, estados financieros y demás documentos cada vez que se prepara una nueva propuesta, reduciendo tiempos de gestión y evitando el intercambio constante de archivos por correo electrónico o aplicaciones de mensajería.
Aunque el mayor nivel de automatización de Calculada está orientado a procesos basados en Pliegos Tipo, esta red colaborativa también aporta un gran valor en otros procesos de contratación, ya que facilita la administración, actualización y disponibilidad permanente de la documentación de todos los participantes.
Empresas externas visibles
Según el alcance elegido, una propuesta automática puede identificar aliados de aliados o cuentas públicas. Si todavía no existe una conexión, Calculada entrega un informe con la alternativa y los datos de contacto; no concede acceso ni crea la propuesta.
En la práctica, esto significa que cada empresa puede disponer, desde un único lugar, de sus propios documentos y de los documentos compartidos por sus aliados autorizados, contando siempre con la versión más reciente. Esto reduce tiempos de preparación, evita la duplicidad de información y mejora la coordinación entre los participantes de una propuesta.
¿Qué tipo de procesos soporta?
Calculada ha sido diseñada principalmente para automatizar la preparación de propuestas en procesos de contratación que utilizan los Pliegos Tipo publicados por Colombia Compra Eficiente.
No obstante, muchos procesos privados o de otras entidades también pueden administrarse en Calculada siempre que su estructura documental sea similar.
Cuando el proceso utiliza formatos completamente diferentes, algunas funciones automáticas pueden no estar disponibles o requerir ajustes por parte del usuario.
Aunque el mayor nivel de automatización está disponible para procesos basados en Pliegos Tipo, las funcionalidades de gestión documental y colaboración entre empresas permiten que Calculada siga siendo una herramienta de gran utilidad para otros tipos de procesos de contratación.
¿Cómo trabaja Calculada?
Calculada acompaña al usuario durante todo el proceso de preparación de una propuesta.
A partir de la documentación del proceso, Calculada analiza automáticamente la información necesaria para asistir al usuario durante la preparación de la propuesta.
Con esa información, la plataforma organiza los datos del proceso, identifica requisitos, valida documentos disponibles y facilita la preparación de la oferta.
De manera simplificada, el flujo de trabajo es el siguiente:
- Proceso de selección
- IA analiza los documentos
- Se crea el proceso
- Se identifican requisitos
- Se selecciona el proponente
- Se generan los documentos
- El usuario revisa
- Presentación en SECOP
Alcance de la plataforma
Calculada es una herramienta de apoyo para la preparación de propuestas. No reemplaza el análisis técnico, jurídico o financiero que corresponde realizar al usuario.
La plataforma no presenta automáticamente ofertas en SECOP ni garantiza la habilitación o adjudicación de un proceso.
La responsabilidad final sobre la información presentada corresponde siempre al usuario.