Antes de crear el proceso
- Descarga el pliego definitivo y sus anexos desde la fuente oficial.
- Comprueba que el archivo sea legible y corresponda a la versión vigente.
- Identifica el número del proceso, la entidad, el objeto y el documento tipo.
- Ubica la fecha de apertura y, dentro del cronograma, la fecha y hora de cierre.
- Verifica si el proceso tiene un único lote o varios lotes independientes.
Crear el proceso
En Procesos licitatorios puedes utilizar una de estas alternativas:
| Alternativa | Cuándo usarla | Qué debes hacer después |
|---|---|---|
| Crear | Cuando registrarás cada dato manualmente o el documento no es apto para análisis automático. | Completar el formulario y configurar cada componente del proceso. |
| Crear con IA | Cuando dispones de un pliego completo, vigente y legible. | Revisar todos los datos extraídos; la IA crea una base de trabajo, no una versión aprobada. |
Creación con IA
- Selecciona Crear con IA.
- Carga el pliego e indica la fecha de apertura del proceso.
- Guarda el formulario y espera a que termine el análisis.
- Abre el proceso creado y contrasta cada dato con el documento fuente.
- Completa manualmente los anexos, condiciones o cambios que no hayan sido identificados.
Validación previa: antes de iniciar el análisis, Calculada comprueba que exista un SMMLV válido para el año de apertura. Si no existe, el proceso no se envía a análisis y debes contactar a soporte.
Según el documento, Calculada puede estructurar información general, lotes, experiencia, clasificaciones, bienes nacionales y puntajes. Los indicadores financieros aplicables se determinan con las reglas del documento tipo, la modalidad, el sector y el presupuesto.
La fecha indicada se registra como hito de apertura. Cuando un requisito de experiencia está expresado como porcentaje del presupuesto oficial del lote, Calculada utiliza esa fecha y el SMMLV de su año para convertirlo inmediatamente a la cantidad requerida.
Registrar y mantener el cronograma
Las fechas pueden registrarse manualmente o con IA. En la creación automática, la apertura ya queda registrada con la fecha indicada al cargar el pliego; el cronograma permite incorporar los demás hitos. Confirma siempre la fecha y hora de cierre, porque se utiliza para evaluar vigencias, periodos y condiciones del proceso.
- Incluye los hitos relevantes publicados por la entidad.
- Actualiza el cronograma cuando una adenda modifique una fecha.
- No asumas que una fecha cargada anteriormente continúa vigente.
Lotes y requisitos
Cada lote puede tener presupuesto, plazo y requisitos propios. Cumplir un lote no significa cumplir los demás.
En cada lote revisa, como mínimo:
- objeto, presupuesto, plazo y limitación a MIPYME;
- experiencia general y específica, cantidades y reglas de combinación;
- clasificaciones UNSPSC y bienes relevantes;
- indicadores financieros, capacidad residual y patrimonio, cuando apliquen;
- factores de puntaje y condiciones diferenciales.
Modificar un proceso que ya tiene propuestas
- Registra el cambio en el componente afectado.
- Identifica los lotes y propuestas relacionados.
- Abre cada propuesta y corrige la información que haya quedado inconsistente.
- Ejecuta nuevamente las validaciones.
- Descarta los archivos finales anteriores y vuelve a generarlos.
Cambio de documento tipo: puede requerir reconstruir requisitos asociados para conservar la coherencia. Revisa nuevamente la experiencia, los indicadores y los puntajes.
Lista de comprobación
- Entidad, número y objeto coinciden con la fuente oficial.
- El documento tipo, modalidad y sector son correctos.
- La fecha de apertura coincide con la versión oficial del proceso.
- El cronograma incluye la última fecha de cierre publicada.
- Todos los lotes y sus presupuestos fueron revisados.
- La experiencia, clasificaciones, bienes, indicadores y puntajes conservan el sentido del pliego.
- Las adendas están incorporadas.
Cuando estas verificaciones estén completas, continúa con Propuestas.